Politique de confidentialité
La confidentialité et la sécurité sont de la plus haute importance pour L’Université Libre de Saint Germain-en-Laye et de sa région (désignée ici par UL) et nous nous évertuons d’assurer que nos mesures techniques et organisationnelles en place respectent vos droits relatifs à la protection des données.
Cette Politique de confidentialité décrit nos règles concernant la gestion, le traitement et le stockage des données personnelles soumises dans le cadre de nos services. Le terme «données personnelles » désigne les informations relatives à une personne physique identifiée.
Coordonnées :
L’UL est une association régie par la loi de 1901, son siège est à l’Espace Paul et André Véra,
2 rue Henri-IV, 78100 Saint-Germain-en-Laye.
Email : universite.libre@wanadoo.fr
La responsabilité des traitements est assurée par la Présidente : Le Professeur Brigitte Dumortier.
Consentement :
En s’inscrivant à nos services ou en remplissant un formulaire de contact, vous convenez et acceptez que l’UL puisse recueillir, traiter, stocker et/ou utiliser les données personnelles soumises en conformité avec les règles exposées ci-après.
En nous donnant votre consentement, vous conservez également le droit de rectification, le droit à l’oubli et/ou le droit à la suppression de vos données personnelles.
Collecte des données personnelles :
Les données personnelles sont collectées au travers de formulaires qui peuvent être transmis par courrier, remplis à l’accueil de l’UL ou recueillis sur un site partenaire. Elles sont enregistrées et traitées par nos soins conformément aux règles exposées dans le présent document.
Données collectées
Lorsque vous vous inscrivez à nos services, les données suivantes sont collectées et traitées : civilité, prénom, nom, email, adresse postale, numéro de téléphone, date de naissance.
En utilisant nos services, les données suivantes sont collectées et traitées : adhésions à l’association, inscriptions aux séminaires, activités et visites, réclamations et correspondances.
Les données soumises ne doivent pas inclure de données personnelles sensibles.
Finalités des traitements :
L’objectif principal de la collecte de vos données personnelles est d’identifier les adhérents et participants aux séminaires activités et visites et de pouvoir les contacter en cas de besoin.
L’UL peut également effectuer une exploitation statistique des données fournies pour mieux connaitre la population de ses adhérents et adapter son offre de service.
Destinataires de vos données :
Les données personnelles vous concernant sont destinées pour la propre utilisation par l’UL et peuvent être transmises aux sociétés sous-traitantes auxquelles l’UL peut faire appel dans le cadre de l’exécution de ses services. L’UL assure la conformité avec les exigences de protection des données pour toutes ses sociétés sous-traitantes.
L’UL ne vend ni ne loue vos données personnelles à des tiers à des fins de marketing, en aucun cas.
En outre, l’UL ne divulgue pas vos données personnelles à des tiers, excepté si l’UL y est contrainte par une autorité gouvernementale ou un organisme de réglementation, en cas de réquisition judiciaire, de citation à comparaître ou de toute autre exigence gouvernementale ou judiciaire similaire, ou pour établir ou défendre une demande légale ; ou si le tiers agit en tant que qu’agent ou de sous-traitant de l’UL dans l’exécution des services.
Vos droits à la protection des données :
Conformément à la loi Informatique et Libertés et au Règlement Européen Général sur la Protection des Données 2016/679 (RGPD), vous disposez des droits d’accès, de rectification et de suppression des données personnelles vous concernant que vous pouvez exercer en nous envoyant un courrier au siège de l’association. Vos requêtes seront traitées dans les 30 jours hors congés scolaires. Nous pouvons vous demander à ce que votre demande soit accompagnée d’une photocopie de preuve d’identité ou d’autorité.
Droit d’accès : vous avez le droit d’obtenir l’accès à vos données personnelles enregistrées par l’UL.
Droit de rectification : en cas de besoin vous pouvez demander à faire rectifier ou compléter vos données personnelles.
Droit d’effacement ou droit à l’oubli : si votre adhésion est en cours, l’application du droit d’effacement entraine la radiation sans remboursement y compris concernant les inscriptions éventuelles aux activités réservées aux adhérents. L’effacement consiste en une anonymisation définitive des données pour que l’identification de la personne ne soit plus possible.
Droit à la limitation du traitement : La demande de limitation du traitement entraine la non visibilité de vos données personnelles pour les différents traitements applicatifs excepté pour une consultation par un administrateur autorisé. Après exécution de la demande de limitation du traitement, vous pouvez toujours exercer un droit d’accès ou de rectification sur les données. Si votre adhésion est en cours, l’application du droit à la limitation des données suspend l’ensemble des services offerts jusqu’à la levée de la limitation des traitements.
Obligation de notification : dans le cas où des données personnelles seraient communiquées à un sous-traitant, toute demande d’effacement ou de limitation serait transmise par l’UL au sous-traitant pour application immédiate.
Droit à la portabilité des données : sans objet, les données personnelles collectées ne comportent pas d’éléments susceptibles d’être transmis pour portabilité.
Droit d’opposition : sans objet, les données ne sont en aucun cas utilisées à des fins de prospection.
Droit de ne pas être soumis à une décision individuelle automatisée : sans objet, l’UL ne prend aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé.
Droit à la communication d’une violation de données à caractère personnel : dans le cas où malgré les précautions prises pour garantir la sécurité des données une violation des données serait constatée, l’UL notifierait directement les personnes concernées.
Droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle.
Conservation des données :
L’UL collecte vos données personnelles pour les besoins de l’exécution de ses obligations et conserve ces données dans des bases de données actives, des fichiers journaux ou d’autres types de fichiers tant que vous utilisez nos services.
Vous pouvez accéder à vos données tant que vous êtes adhérents et durant les trois années qui suivent la date d’échéance de votre dernière adhésion, après ce délai vos données ne sont plus disponibles et elles devront être fournies de nouveau en cas de nouvelle adhésion.
Lieu de stockage des données et transferts :
Les serveurs d’hébergement sur lesquels l’UL traite et stocke les bases de données sont exclusivement situés au sein de l’Union Européenne.
Sécurité :
Dans le cadre de ses services, l’UL accorde la plus haute importance à la sécurité et à l’intégrité des données personnelles de ses adhérents.
Ainsi, et conformément au RGPD, l’UL s’engage à prendre toutes précautions utiles afin de préserver la sécurité des données et notamment de les protéger contre toute destruction accidentelle ou illicite, perte accidentelle, altération, diffusion ou accès non autorisés, ainsi que contre toute autre forme de traitement illicite ou communication à des personnes non autorisées.
A cette fin, l’UL met en œuvre les mesures de sécurité standard de l’industrie pour protéger les données personnelles d’une divulgation non autorisée.
Modification de la Politique de Confidentialité :
L’UL se réserve le droit de faire évoluer la présente Politique de confidentialité à tout moment, notamment en application des changements apportés aux lois et réglementations en vigueur.
Les modifications apportées vous seront notifiées via notre site web (www.universitelibresaintgermainenlaye.com). Nous vous recommandons de vérifier ces règles de temps en temps pour rester informé de nos procédures et règles concernant vos informations personnelles.
Contactez-nous :
Si vous avez des questions vous pouvez nous contacter par email à universite.libre@wanadoo.fr.
Version 1.0 mai 2018